지출결의서와 전표

지출결의서와 전표

 

1. 지출결의서의 정의

지출결의서는 말 그대로 지출이 발생 시 회사 내부 관리상 지출을 사전 승인 요청한다는 관리 서류입니다. 해당 회사에서 비용이 지출될 때 상부에 결재를 받기 위해 작성하거나 지출에 대한 ‘내부통제용’으로 사용하기 위해 만드는 것이 일반적입니다.

2. 지출결의서의 필요성

• 회사의 자금을 지출할 때에는 회사 결정권자의 결재를 받아 지출을 하는 것이 일반적입니다. 규모가 작은 회사라면 모든 집행의 결정이 신속하게 이루어질 수 있기 때문에 별도로 자금을 지출 전에 사전허가를 생략하는 경우도 있으나 대규모의 회사라면 수시로 크고 작은 비용지출이 이루어지기 때문에 결정권자 혼자서는 모든 결정을 다 수행할 수가 없습니다.

• 사전에 지출(품의)결의서를 통해 자금 지출에 대한 결재를 받고 자금 집행의 결과로 지출 일자, 지출 금액, 관련 영수증 등을 첨부하여 결과사항을 다시 결재를 받게 되는 것입니다.yes

3. 지출결의서의 종류

지출결의서의 종류는 다음과 같습니다.

입---금--결---의--서	현장에서 발행하는 제수입 사항 및 기타 현장자체 입금사항의 경우     사용함.yes----
지----출---결---의---서---	지출 발------생 시 회사 내부 관리상 지출의 사전 승인 요----청 경우에 사용함.
---대--체--결--의--서---	미지급 -----계정 설정 시 사용함.form

 

위 입금결의서, 지출결의서 대체결의서의 편의를 도모키 위하여 지출(입금, 출금, 대체)결의서로 사용합니다.

4. 지출결의서의 양식

• 지출(품의)결의서 양식은 회사마다 규정이 다르기 때문에 크고 작은 차이가 있습니다. 그러나 엄격히 따져본다면 지출품의서(예상되는 지출을 먼저 결재 올리는 것)는 사전승인을 받는 것이고 지출결의서는(지출된 내용을 재결재 받아 정산하는 것) 자금의 집행 후의 결과보고 및 회계처리를 나타내는 것입니다.

• 지출품의서와 지출결의서를 별도로 작성하고 회계처리를 위한 전표작성을 한다면 번거로우므로 이를 지출(품의)결의서와 전표를 혼용하여 사용하는 것이 실무적일 수 있습니다.

5. 지출결의서 작성 시 유의사항

• 원칙적으로 사업자가 사업상 지출되는 경비에 대해서는 그 증빙을 반드시 수취, 보관하고 있어야 하므로 거래 건당 5만원 이상의 경비를 지출할 시에는 세금계산서 및 신용카드매출전표만이 그 정규 증빙으로 인정됩니다.

• 5만원 미만의 경비 지출 시에도 원-----칙적으로 간이영수증을 수령해야 하나 현실적으로 영수증을 수취할 수 없는 경우 예를 들어 여비 교통비중 ‘택시비나 지하철, 버스요금 등’은 영수증을 현실적으로 받을 수 없으므로 이런 것들은 사용자를 기재하고 해당 부서장이 확인한 지출결의서로 증빙으로 인정받을 수 있습니다. 

• 물품대금을 선지급 하거나 업무상 가지급금을 지급 할 때 등 금전의 지출이 발생할 때는 지출결의서로 증빙처리를 할 수 있습니다.

(1) 먼저 지출결의서의 작성요령을 알고 있어야 합니다.

지출결의서는 비용이 발생 시 회사내부관리상 지출을 사전 승인 요청한다는 관리서류입니다. 동시에 출금전표로 사용하는 회사도 있을 수 있는데, 지출결의서와 전표가 혼용된 지출결의서는 비용 지출 시 지출결의서 뒷면에 관련증빙을 첨부하게 됩니다. 또한 지출결의서는 내부통제용이고 경리부서 에서만 작성하는 것이 아니고 경리지식이 없는 타부서 직원들도 작성할 수도 있기 때문에 작성 요령을 숙지하고---- 있어야 합니다.

(2) 자금과 회계의 기초 자료이므로 분명하게 기재해야 합니다.

지출결의서에는 왜 이런 물품을 구매하는지, 어느 부서에서 필요한 물품인지, 언제 대금이 지출되어야 하는지, 결재조건은 무엇인지, 손님 접대 시 어느 거래처 손님인지 등등 여부를 결재하는 ----상사나 대표자가 올바른 판단을 하기 위한 기초자료라고 보면 됩니다. 그러므로 지출결의서 작성은 올바른 회계처리를 하기 위한 기초자료임과 동시에 대표자나 경영진이 올바른 자금집행을 하기 위한 가장 중요한 자료이므로 신중하게 작성해야 합니다.

 

※ 작성요령

① 결재

발의부서나 임, 직원이 자금지원을 요청을 하였을 때 이에 대한 자금이 적재적소에 지출이 될 것인지 여부를 판단하여 '지출승인을 확인하는 란'이라고 볼 수 있습니다. 즉, 자금집행의 최종결정자인 경리책임자 및 임원이나 대표자가 자금결재 시 경리부서란에 경리책임자 '날인'이 되어있는 것을 보고 해당자금이 적재적소에 쓰여 질 것이라는 객관적인 판단을 하는 것이라고 보시면 됩니다.

-----② 부서

자금을 사용하는 부서 즉, 타부서에서 부서장의 승인을 받아 지출승인을 경리부에 요청할 때 작성하는 곳으로 부서란을 보면 어느 부서에서 누가 어떤 용도로 자금을 요청하여 사용했는지 여부를 알 수 있습니다.

③ 지출금액

자금을 지출한 내역을 한글로 적고 괄호 안에 숫자로 적습니다.

④ 제목

지출 및 대체되는 대표적인 거래내용을 기재합니다.

⑤ 내역

자금을 지출하려는 용도를 간단히 기술하는 곳입니다. 예를 들어 영업부에서 영업활동을 위한 차량구입을 요청 시 동 차량이 왜 필요하고 구입가격은 얼마고 누가 운행하는지 여부를 기안하는 품의서나 기안서를 대신하여 자금지출 용도를 간략히 기술하는 것입니다.

⑥ 적요

자금이 지출된 내역을 간단히 기술하는 것입니다. 경리부서에서 지-----출결의서를 작성할 때 금액 다음으로 가장 중요한 사항이 '적요'란 이라고 보시면 됩니다. 이 경우 출금전표란에 작성하도록 되어있습니다.

⑦ 비고

지출결의서의 내용에 대하여 참조할 사항이나 '특이사항'이 있는 경우 '비고'란에 기재함으로써 자금집행자가 올바른 판단을 할 수 있도록 특이사항을 기재------하는 곳이라고 생각하면 됩니다.

 

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